每次開完會還要花時間整理會議記錄嗎？2026年，用 Notion（https://www.notion.so）的 AI 功能，你可以讓 AI 自動幫你完成會議記錄整理！Notion 是一個 All-in-One 的工作空間（All-in-One workspace 是指整合筆記、資料庫、專案管理於一體的工具），而 Notion AI 是內建的 AI 助理，能幫你自動生成會議摘要、提取重點action item（action item 是指會議中決定要執行的具體任務）。這篇教學會帶你從零開始，用 10 個步驟學會用 Notion AI 製作專業的會議記錄。
這篇文章適合：需要经常开会並整理会议记录的业务人员、项目经理、行政人员，以及任何想提升工作效率的人。
步驟1：註冊 Notion 帳號
首先，我們要去 Notion 官網註冊一個帳號。
【操作】在瀏覽器網址列輸入 https://www.notion.so 並按下 Enter，點擊網頁中央的「Sign up」或「免費註冊」按鈕✦ 為什麼這樣做：Notion（https://www.notion.so）是全球最受歡迎的生產力工具之一，支援中文介面而且有免費版本。
✦ 跳過會怎樣：沒有帳號就無法使用 Notion 的任何功能，包括 AI 會議記錄功能。
💻 Windows 用戶：
可以用 Google 帳號、Apple 帳號或 Email 註冊。選擇「Continue with Google」可以直接用 Gmail 帳號登入，不用另外設定密碼。
🍎 Mac 用戶：
同上，可以選擇用 Apple ID 快速註冊，這樣連密碼都不用記。
步驟2：建立第一個工作區
註冊完成後，系統會引導你建立第一個工作區（Workspace）。
【操作】輸入你的工作區名稱，例如「我的會議管理」，然後點擊「Continue」繼續✦ 為什麼這樣做：工作區是你的專屬空間，用來存放所有筆記、資料庫和會議記錄。
✦ 跳過會怎樣：無法建立任何內容，工作區是使用 Notion 的基本單位。
步驟3：安裝 Notion 應用程式（可選）
雖然可以用網頁版，但安裝應用程式（Application，通常簡稱 App）體驗更好。
【操作】點擊左側選單最下方的「Download」圖示，下載並安裝 Notion 桌面應用程式✦ 為什麼這樣做：桌面應用程式可以離線使用，而且通知更即時，開會時放在副螢幕很方便。
✦ 跳過會怎樣：也可以繼續用網頁版，功能完全一樣，只是可能會因為網路延遲而影響體驗。
步驟4：建立會議記錄範本
現在我們要建立一個專門用來記錄會議的範本（Template）。
【操作】在左側選單點擊「+ New Page」，輸入名稱「會議記錄範本」，然後點擊底部的「Meeting」範本✦ 為什麼這樣做：範本是預先設計好的格式，你可以直接套用，不用每次都重新排版。Notion 提供了多種會議相關範本，會自動包含日期、與會人員、議程等欄位。
✦ 跳過會怎樣：你可以從空白頁面開始，但每次都要重新設定格式，浪費時間。
步驟5：設定會議議程和與會人員
在範本中填入這次會議的基本資訊。
【操作】點擊「Attendees」或「與會人員」欄位，輸入與會人員的名字；如果有議程，在「Agenda」區塊點擊「Add an item」新增議程項目✦ 為什麼這樣做：清楚列出與會人員可以讓大家知道誰參與了這次會議，議程則讓會議更有結構，不會臨時找不到話題。
✦ 跳過會怎樣：會議可能會偏離主題，或者事後不知道誰參與了討論。
步驟6：啟動 AI 會議記錄功能
這是最關鍵的一步，Notion AI 可以幫你即時記錄和整理會議內容。
【操作】在會議頁面中，點擊右上角的魔法棒圖示「Ask AI anything」，或者在空白處輸入「/」叫出快捷選單，輸入「/AI meeting notes」啟動 AI 會議記錄✦ 為什麼這樣做：Notion AI 會詢問你是否要開始記錄，選擇同意後，AI 會開始幫你即時整理對話內容。這叫做「prompt（提示詞）」，是給 AI 的指令。
✦ 跳過會怎樣：你只能手動輸入會議記錄，無法享受 AI 自動整理的好處。
📝 英文專有名詞：
- Prompt（提示詞）：給 AI 語言模型的指令，讓它知道你要什麼
- Template（範本）：預先製作好的格式範例
- Workspace（工作區）：存放所有資料的空間
步驟7：讓 AI 自動生成會議摘要
會議結束後，讓 AI 幫你生成摘要。
【操作】在會議頁面輸入提示詞：「請用 300 字總結這次會議的重點，並列出 action items」✦ 為什麼這樣做：AI 會分析會議內容，自動提取重點和待辦事項。這個功能叫做「AI summarization（ AI 摘要）」，是 Notion AI 最受歡迎的功能之一。
✦ 跳過會怎樣：你需要自己花時間讀完所有筆記再手動整理，浪費寶貴時間。
步驟8：把 action items 轉換成待辦事項
AI 列出 action items 後，你可以把它們轉成待辦事項（To-do list）。
【操作】選取 AI 產出的 action items，點擊右鍵選擇「Turn into」→ 「To-do」，或者直接輸入「/checkbox」建立勾選框✦ 為什麼這樣做：待辦事項可以指派給特定人員、設定截止日期，讓團隊成員知道誰該做什麼。
✦ 跳過會怎樣：單純的文字很容易被忽略，轉成待辦事項才會真正被執行。
💡 小技巧：搭配 Canva 製作視覺化圖表
如果需要把會議結果視覺化呈現，可以搭配使用 Canva（https://www.canva.com）。Canva 是一款 AI 設計工具，可以用來製作專業的圖表和簡報素材。註冊後選擇「Presentation」範本，幾分鐘就能產出漂亮的圖表！
步驟9：分享會議記錄給團隊
整理好的會議記錄要分享給團隊成員。
【操作】點擊右上角的「Share」按鈕，輸入團隊成員的 Email，選擇「Can edit」或「Can view」權限，然後點擊「Invite」✦ 為什麼這樣做：權限設定很重要，編輯權限（Can edit）讓成員可以修改內容，查看權限（Can view）只能閱讀。根據需求選擇適當的權限，可以保護機密資訊。
✦ 跳過會怎樣：團隊其他人看不到會議結果，無法根據決定執行任務。
📌 Mac 與 Windows 快捷鍵差異：
- 【Mac 用戶】⌘+D = 複製
- 【Windows 用戶】Ctrl+D = 複製
- 【Mac 用戶】⌘+P = 列印
- 【Windows 用戶】Ctrl+P = 列印
- 【Mac 用戶】⌘+/ = 顯示快捷鍵選單
- 【Windows 用戶】Ctrl+/ = 顯示快捷鍵選單
步驟10：升級付費版（如需要）
Notion 有免費版本，但付費版本有更多 AI 功能。
【操作】點擊左側選單的「Settings & Members」→「Upgrade」，選擇「Plus」方案（月費 $10 美元）或「Business」方案（月費 $18 美元）✦ 為什麼這樣做：Plus 版本無限使用 AI 回應次數，Business 版本還支援更多團隊管理功能。如果你每天用很多次 AI，免費版的額度可能不夠用。
✦ 跳過會怎樣：免費版每個月有限的使用次數，用完後要等到下個月才能繼續使用 AI 功能。
常見錯誤與解決方法
❌ 錯誤1：AI 會議記錄沒有反應
原因：沒有開啟 Notion AI 功能
解決方法：確認你已經啟用 Notion AI。路徑：Settings → Plan & billing → 確認 AI 功能已開啟。如果還是不能用，可能是組織管理員關閉了 AI 權限，需要聯絡管理員。
❌ 錯誤2：無法分享頁面給團隊成員
原因：權限不足
解決方法：只有工作區管理員（Admin）才能邀請新成員。如果你是成員但沒有邀請權限，請聯繫管理員開通權限。另一個可能是對方的 Email 不在允許清單中。
❌ 錯誤3：會議記錄不見了
原因：誤刪或移到其他資料庫
解決方法：Notion 有「Trash」垃圾桶功能，點擊左側選單最下方的「Trash」可以找回誤刪的頁面。如果超過 30 天，頁面會永久刪除。建議重要會議記錄可以用「Duplicate」功能備份。
❌ 錯誤4：AI 產出的內容語言不對
原因：預設語言設定不是繁體中文
解決方法：在提示詞中明確指定語言，例如「請用繁體中文總結」。或者在 Settings → Language 設定中更改預設語言。
FAQ 常見問題
Q1：Notion AI 是免費的嗎？
A：Notion 有免費版本，每個月提供一定次數的 AI 回應額度。Plus 方案（月費 $10 美元，約 $330 台幣）無限制使用 AI 功能。建議先試用免費版，確定不夠用再升級。
Q2：用手機也能使用 Notion AI 會議記錄嗎？
A：可以！Notion 有 iOS 和 Android App，打開 App 就能使用 AI 功能。不過行動裝置的螢幕較小，編輯長會議記錄時建議使用電腦或平板。
Q3：Notion 可以和其他工具整合嗎？
A：可以！Notion 支援多種整合（Integration），例如 Google Calendar、Slack、GitHub 等。你可以設定開完會後自動把 action items 寄到 Slack 頻道，或者同步到 Google Calendar 設定提醒。
Q4：會議記錄可以匯出成 PDF 或 Word 嗎？
A：可以！點擊頁面右上角的「…」選單，選擇「Export」，可以匯出 PDF、Markdown、HTML 等格式。匯出後可以用 Canva（https://www.canva.com）進一步美化，再分享給客戶或主管。
Q5：我對 AI 生成的內容不滿意怎麼辦？
A：就像對人類助理說話一樣，你可以告訴 AI 哪裡要修改。例如輸入「太長了，濃縮成 100 字」或「請用表格呈現」，AI 會根據你的回饋重新生成。這叫做「迭代（Iteration）」，是使用 AI 的關鍵技巧。
結論
看完這篇教學，你應該已經學會如何用 Notion AI 製作會議記錄了。重點回顧：
- 第一步：前往 https://www.notion.so 註冊帳號
- 使用範本建立會議記錄格式
- 善用 AI 生成摘要和 action items
- 把 action items 轉成待辦事項追蹤
- 分享給團隊成員並指派任務
如果你想學習更多 AI 工具，推薦你可以嘗試搭配使用 Canva 來製作視覺化素材，或者使用 Hahow 學習線上課程提升技能。現在就開始用 Notion AI 讓你的會議效率大幅提升吧！
作者：房地產阿宥